Le Kanban : la méthode qui révolutionne l'immobilier

Un agent immobilier est quotidiennement confronté à un défi organisationnel. Il doit traiter de nombreuses demandes très variées de clients différents et doit être capable de gérer plusieurs projets simultanément.

Il y a encore quelques années, les bases de données clients informatiques n’étaient pas légion. Les agences immobilières devaient, à la fin du mois, faire le tri dans leurs prospects. Cet effort leur permettait de ne conserver que les prospects les plus intéressants. Aujourd’hui la donne a changé.

Maintenant que nous pouvons conserver facilement tous nos prospects sur un CRM (logiciel de gestion de la relation client), il est beaucoup plus rare de nous voir faire le tri. La même analogie s’applique aux emails et aux courriers.

Le « on ne sait jamais, il va peut-être vendre » fait que bien souvent nous faisons face à une très longue liste de contacts sans que l’on sache vraiment lesquels sont les plus importants.

L’enjeu pour les agences immobilières est de trouver un moyen simple d’avoir une vision synthétique sur ses prospects et de pouvoir les hiérarchiser facilement.

Face à ce défi grandissant au regard de l'évolution du métier d'agent, Bunji a adapté une méthode de gestion japonaise au monde de l'immobilier. Qui d'autre que les japonais et leur génial "kanban" pour donner une leçon d'organisation aux industries en pleine transformation ?

Qu'est ce qu'un Kanban ?

Un outil de gestion japonais

La méthode du Kanban a été créée par un ingénieur de Toyota à la fin des années 50. L’entreprise était alors en plein développement et cherchait à s’adapter le plus possible à la demande afin éviter la surproduction et les invendus.

Le Kanban s’inscrit donc dans une stratégie de « juste-à-temps » que Toyota entreprend : réduire au maximum le temps de passage des produits à travers les différentes étapes de leur élaboration. Il faut le moins de délai, le moins de stocks, le moins de panne, etc.

Concrètement, il s’agit d’une sorte de tableau dans lequel chaque colonne correspond à une étape de la production et chaque fiche (ou carte) correspond à une voiture à assembler.

Voici l’exemple d’un Kanban simple pour la gestion d’un projet. La personne y note ses idées puis les fait avancer au fur et à mesure qu’elle les traite.

Et digitalement ?

Les méthodes de production du XXe siècle ont toutes été réinventées durant l’ère du numérique et le Kanban ne fait pas exception. Ainsi, il est aujourd’hui devenu un outil digital à part entière.

Le concept est le même : l’utilisateur construit un tableau dans lequel il va créer plusieurs colonnes pour chaque étape du projet. A la différence qu’il est consultable depuis partout et ne nécessite pas d’avoir à gaspiller des post-its 🌳.

Comment le Kanban révolutionne-t-il les méthodes des agents immobiliers ?  

Une organisation plus simple de ses clients

Dans le cadre de l’immobilier, l’outil s’insère parfaitement dans la démarche organisationnelle des agents. Un prospect correspond à une carte et une colonne correspond à une étape du cycle de vente :

1. Prospect
2. Rendez-vous pris
3. Estimation effectuée
4. Mandat signé
5. Offre reçue
6. Avant-contrat signé
7. Vendu

Les cartes des prospects évoluent dans le tableau. Ainsi l’agent sait exactement à quel stade en est chaque projet. De ce fait l’organisation du négociateur s’en voit fortement facilitée. Une fois la carte inscrite, le kanban lui permet d’être constamment à la page et de gagner un temps précieux.

Imaginez !

Vous passez de ça :

A ça :

Un outil facilement consultable

Le processus complet est consultable en un clin d’œil à la fois pour l’agent mais aussi pour le directeur. Ce dernier a ainsi une vision synthétique de tous les projets de l’agence.

Relancer dans les temps : ne passer à côté d’aucun mandat !

Le principal avantage du Kanban pour l’agent immobilier est le fait de pouvoir hiérarchiser ses prospects.

Chez Bunji, nous utilisons deux méthodes pour cela :

1) code couleur correspondant au « Score Vendeur » : Froid, Tiède, Chaud. Cela vous permet de vous préoccuper en priorité des vendeurs qui comptent vraiment. 
2) Un classement par date. Les prospects pour lesquels vous devez effectuer une action dans les jours qui viennent se retrouvent ainsi en haut de chaque colonne.

Ces deux méthodes permettent aujourd'hui à nos clients de relancer aisément les prospects au bon moment.

Quoi de plus rageant qu’un mandat qui nous passe sous le nez car on a rappelé le prospect une semaine trop tard ?

Les témoignages d’une utilisatrice

Pour Virginie, négociatrice transaction chez Atrium Gestion à Paris, le kanban est un outil qui permet un « gain de temps précieux ». C’est « pratique, intuitif, et très facile d’utilisation ».

Depuis que je l’ai mis en place, j’ai pris l’habitude de le consulter tous les matins pour voir les gens que je dois contacter et tous les soirs pour modifier l’avancement des projets.

Comment est-ce qu’on le met en place chez Bunji ? 

Une aubaine pour les directeurs d’agences

Le logiciel Bunji est un très bon exemple de la réussite du Kanban pour les agents immobiliers. Pour les directeurs d’agences, le logiciel est d’une aide plus que précieuse. Ils ont accès à un kanban global qui leur permet de suivre les clients de toute l’agence et de pouvoir avoir des prévisions simples sur leur chiffre d’affaires. Ils savent s’ils vont signer des mandats bientôt ou si certains biens ne se vendent pas facilement.

Enfin cela peut lui permettre de plus facilement venir en aide à son équipe en cas de besoin.

Jamais la gestion d’une agence immobilière n’aura été aussi facile.

Un moyen de ne pas se freiner dans la prospection

Si votre crainte a toujours été de devoir traiter un nombre conséquent de prospects, qui ne vendent pas toujours tout de suite, Bunji est là pour y mettre fin.

Vous pourrez désormais conserver autant de prospects dans votre base de données mais vous en aurez enfin une vision claire.

Conclusion

Que vous utilisiez des post-its ou que vous préfériez un logiciel, nous vous recommandons fortement de vous mettre au Kanban. L’essayer c’est l’adopter !

Tous nos clients qui utilisent désormais cette méthode ont vu leur chance de signer un prospect qui ne vend pas tout de suite augmenter de 68%.

Il est en effet relativement facile de signer un mandat rapidement mais les agents les plus performants sont ceux qui parviennent à bien s’occuper des prospects qui vendent à long terme.

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